1. SOLICITUD AUTORIZACIÓN

 

TECNOLOGÍAS DE CONDUCCIÓN Y CONTROL TCL S.A. en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 sobre Protección de Datos Personales y el Decreto 1377 de 2013, que buscan desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar las informaciones que se han recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y considerando la imposibilidad de contactar a la totalidad de titulares de los datos que reposan en nuestras bases de datos de proveedores, clientes, contratistas, empleados, ex-empleados y otros contactos o grupos de interés, solicitamos por este medio la autorización para continuar con el tratamiento de dichos datos. Los propósitos para los cuales se utilizan los datos antes mencionados, encierran el apropiado desarrollo de nuestro objeto social y sus procesos internos, entre los cuales se destacan los siguientes:    

 

1. Diligenciamiento de formato para proveedores.

2. Diligenciamiento de formato para estudio o actualización de cupo de crédito.          

3. Hacer consulta y reporte a bases de datos de operadores de bancos de datos.       

4. Gestionar trámites de quejas y reclamos.

5. Realizar invitaciones a eventos organizados por TCL S.A. o por terceros.

6. Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular de los datos con TCL S.A.

      

7. Manejo de los datos personales para la elaboración de estudios estadísticos.

8. Dar cumplimiento a la ley colombiana y extranjera.

9. Cumplir con las obligaciones y derechos legales y contractuales derivadas de las relaciones existentes entre la TCL S.A. y los titulares de los datos.

10. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos-contractual.     

11. Conservar los datos de los participantes en procesos de selección de personal para futuras convocatorias.

12. Reportar a autoridades de control y vigilancia.

13. Para fines administrativos.

14. Estructuración de ofertas, contratos comerciales y laborales.

15. Para fines publicitarios: Remisión de información comercial sobre productos y/o servicios a través de los canales o medios que TCL S.A. establezca para tal fin.

16. La adopción de medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas.

 Los datos personales serán protegidos de acuerdo con nuestras Políticas en esta materia. En caso de no estar de acuerdo con su tratamiento, el titular tendrá derecho a solicitar en cualquier momento su corrección, actualización o supresión mediante el envío de una comunicación dirigida al Sr. Alberto Martínez, correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. o puede dirigirse o enviar solicitud a la Calle 73 Vía 40-250 de la ciudad de Barranquilla.  

En caso de no recibir comunicación autorizando el tratamiento de sus datos personales dentro de los 30 días hábiles siguientes a la publicación de este aviso, continuaremos con el tratamiento de los mismos dentro de los términos de esta comunicación.

 

2.GENERALIDADES LEY 1581 DE 2012

De acuerdo con la definición establecida en la Ley 1581 de 2012, el dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como el nombre, la edad, el sexo, el estado civil, el domicilio, entre otros. Estos datos pueden almacenarse en cualquier soporte físico o electrónico y ser tratados de forma manual o automatizada. Existen los siguientes tipos de Datos de carácter personal: 

a) Dato privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular”. 

b) Dato semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.

c) Dato público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados” (de conformidad con la Ley 1266 de 2008). “Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas”. 

d) Datos sensibles: Son “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”. 

La Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos sensibles con excepción de los siguientes casos: 

Cuando el Titular otorga su consentimiento.

Cuando el Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado.

Cuando el tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. 

Cuando el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

Cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este último caso deben adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. 

e) Datos personales de los niños, niñas y adolescentes: Se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”. 

La Ley 1581 de 2012 también enuncia las siguientes definiciones:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; TCL S.A., de acuerdo con la ley, es Responsable de Tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

3.DISPOSICIONES GENERALES ESTABLECIDAS EN LA LEY 1581 DE 2012 PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES 

La Ley 1581 de 2012 desarrolla el derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar la información recogida en bases de datos y los demás derechos, libertades y garantías a que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución (derecho a la intimidad y derecho a la información, respectivamente). La citada ley se aplica a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de entidades públicas o privadas. 

Considerando el modo de conservación de una base de datos, se puede distinguir entre bases de datos automatizadas y bases de datos manuales o archivos. Las bases de datos automatizadas son aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas. Las bases de datos manuales o archivos son aquellas cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física, como las fichas de pedidos a proveedores que contengan información personal relativa al proveedor, como nombre, identificación, números de teléfono, correo electrónico, etc. 

La ley exceptúa del régimen de protección (i) los archivos y las bases de datos pertenecientes al ámbito personal o doméstico; (ii) los que tienen por finalidad la seguridad y la defensa nacionales, la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, (iii) los que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia, (iv) los de información periodística y otros contenidos editoriales, (v) los regulados por la Ley 1266 de 2008 (información financiera y crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países) y (vi) los regulados por la Ley 79 de 1993 (sobre censos de población y vivienda).

 

4.DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO 

El Responsable del Tratamiento ha sido definido por la Ley 1581 de 2012 como la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Son deberes de TCL S.A., en su calidad de Responsable del Tratamiento, los establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012: 

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. 

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada. 

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. 

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley. 

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley. 

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. 

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. 

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio”. 

5.DERECHOS DE LOS TITULARES 

La Ley 1581 de 2012 establece que los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos: 

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley. 

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. 

d) Presentar ante TCL S.A. y ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. 

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. 

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Adicionalmente, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 define que los Responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.

Los datos personales del titular serán protegidos de acuerdo con las Políticas de TCL S.A. en esta materia. En caso de no estar de acuerdo con su tratamiento, el titular tendrá derecho a solicitar en cualquier momento su corrección, actualización o supresión mediante el envío de una comunicación dirigida al Sr. Alberto Martínez, correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. o puede dirigirse o enviar solicitud a la Calle 73 Vía 40-250 de la ciudad de Barranquilla.  

 

6.PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

a.Consultas

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en TCL S.A., quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

 

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales TCL S.A. garantiza:

Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Las consultas podrán formularse a los correos: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. ; Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.  

 

b.Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante TCL S.A., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a la EMPRESA a los correos: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. ; Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. mediante comunicación escrita dirigida al Departamento de Calidad y al Departamento Jurídico, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 

Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento de primer término.

c.Petición de actualización y/o rectificación

TCL S.A. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:

El titular deberá allegar la solicitud a los correos: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. ; Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. o en medio físico dirigido a la administración indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.

TCL S.A. podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web: www.tcl.com.co 

d.Petición de supresión de datos

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a TCL S.A. su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados

 

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por TCL S.A. Sin embargo este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia TCLS.A. podrá negar el ejercicio del mismo cuando:

a.El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b.La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c.Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

7.REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS

TCL S.A., se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con el derecho fundamental y constitucional.

TCL S.A., procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

8.SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, TCL S.A. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

9.UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE TCL S.A.

En cumplimiento de la misión institucional y del plan estratégico de desarrollo de TCL S.A., y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con TCL S.A., ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con TCL S.A.

Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, TCL S.A. tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con TCL S.A. y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe TCL S.A., no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

TCL S.A., también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

10.RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

TCL S.A. será la responsable del tratamiento de los datos personales.

 

POLÍTICAS TCL S.A.

TECNOLOGÍAS DE CONDUCCIÓN Y CONTROL TCL S.A. en su interés por hacer explícitas sus políticas en materia de protección de datos personales y actualizarlas de conformidad con las exigencias de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, así como de aquellas normas que la reglamenten o modifiquen, mediante el presente documento recoge los lineamientos que, en el marco de la Política de Información que ha acogido, rigen en particular las actividades de tratamiento de los datos personales contenidos en sus archivos o bases de datos.

Lo anterior, en armonía con el cumplimiento de las disposiciones especiales referidas al tratamiento de datos personales de naturaleza financiera, crediticia, comercial y de servicios previstas en la Ley 1266 de 2008, así como en las normas que la reglamenten y modifiquen, que cobijan el origen, mantenimiento, administración y extinción de obligaciones derivadas de relaciones de tal naturaleza.

1. TCL S.A. obtendrá y utilizará los datos personales que en efecto se requieran para el desarrollo de su objeto, para cumplir con sus deberes legales y para atender en debida forma la relación que establezca con el titular del dato; de forma tal que evitará solicitar información ajena a dichos propósitos. Formas de obtención de Datos Personales: Se podrá obtener la autorización por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos. Así mismo se podrá obtener por medio de conductas claras e inequívocas del Titular que permitan concluir de una manera razonable que este otorgó su consentimiento para el manejo de sus Datos Personales. El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. TCL S.A. mantendrá la información bajo estas características siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.

2. TCL S.A. utilizará los datos personales conforme a las finalidades con las que tales datos sean obtenidos.

Tales datos personales corresponderán a los de sus clientes, colaboradores, proveedores, administradores, aliados y en general a los de todas aquellas personas naturales con las que TCL S.A. se relaciona para el cumplimiento pleno de su objeto.

3. TCL S.A. obtendrá y utilizará datos personales siempre que se encuentre facultada para ello, bien porque la ley así lo dispone, bien porque ello se deriva de la naturaleza de la relación que tiene con el titular de los datos o bien porque el titular del dato la autoriza expresamente para el efecto.

4. Cuando quiera que se precise autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales: 

a. TCL S.A. informará al titular sobre la finalidad de tal tratamiento y obtendrá de él su consentimiento expreso e informado.

b. La autorización se obtendrá en forma previa al tratamiento de los datos personales y, en todo caso, a más tardar al momento de la recolección inicial de tal información.

c. La autorización será solicitada en los siguientes casos: (i) Diligenciamiento de formato para proveedores. (ii) Diligenciamiento de formato para estudio o actualización de cupo de crédito. (iii) Hacer consulta y reporte a bases de datos de operadores de bancos de datos. (iv) Gestionar trámites de quejas y reclamos. (v) Realizar invitaciones a eventos organizados por TCL S.A. o por terceros. (vi) Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular de los datos con TCL S.A. (vii) Manejo de los datos personales para la elaboración de estudios estadísticos. (viii) Dar cumplimiento a la ley colombiana y extranjera. (ix) Cumplir con las obligaciones y derechos legales y contractuales derivadas de las relaciones existentes entre la TCL S.A. y los titulares de los datos. (x) Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos-contractual. (xi) Conservar los datos de los participantes en procesos de selección de personal para futuras convocatorias. (xii) Reportar a autoridades de control y vigilancia. (xiii) Para fines administrativos. (xiv) Estructuración de ofertas, contratos comerciales y laborales. (xv) Para fines publicitarios: Remisión de información comercial sobre productos y/o servicios a través de los canales o medios que TCL S.A. establezca para tal fin. (xvi) La adopción de medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas.

5. TCL S.A. implementará mecanismos que le permitan tener a disposición de los titulares la información de sus datos personales, las finalidades para las que han sido tratados y el tratamiento que se ha dado a los mismos.

6. En los eventos en que TCL S.A. requiera utilizar datos personales para una finalidad distinta a la inicialmente informada a su titular y autorizada por éste o diferente a la señalada en la Ley o ajena a la naturaleza de la relación que lo vincula con TCL S.A., se deberá obtener del titular de los datos una nueva autorización. TCL S.A. no tendrá que solicitar una nueva autorización al titular cuando, conforme al ordenamiento jurídico, el nuevo uso sea razonablemente previsible por parte el titular del dato al momento de consentir en su utilización, en el marco de su relación con TCL S.A.

7. TCL S.A. ha previsto que siempre que los datos personales sean suministrados por un tercero, ese tercero debe contar con la autorización del titular que le permita compartir la información con TCL S.A. o estar amparado en la ley para ello.

8. En los casos en los que TCL S.A. contacte al titular del dato a partir de los Datos Públicos que haya obtenido, entendidos éstos como aquellos para cuyo tratamiento no se requería la autorización previa del mismo, TCL S.A. deberá contar con autorización, bien dada por la ley o como consecuencia de la naturaleza de la relación con el titular o bien por solicitar del titular su autorización, para obtener datos adicionales, caso en el cual le informará acerca de las finalidades para las que serán tratados los nuevos datos que le sean suministrados.

9. En el tratamiento de datos de menores de edad, TCL S.A. tendrá en cuenta el interés superior de los mismos, así como la prevalencia de sus derechos. Adicionalmente, en los eventos en que los derechos de tales menores sean ejercidos por un tercero, TCL S.A. verificará que ese tercero esté autorizado conforme a la ley para ello.

10. En el evento en que la información recopilada corresponda a Datos Sensibles, entendidos éstos como aquellos que afectan su intimidad o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, TCL S.A. debe informar al titular de la misma acerca del carácter de sensible de los datos que suministra y acerca de la posibilidad que tiene de suministrar o no dicha información.

11. TCL S.A. no condicionará la existencia y el mantenimiento de su relación con el titular al suministro de Datos Sensibles por parte de éste, a menos que tales datos en efecto deban obtenerse por ser indispensables para la existencia y/o mantenimiento adecuado de la relación o para el cumplimiento de los deberes a cargo de TCL S.A. y/o del titular.

12. TCL S.A. velará porque los datos personales que se encuentran en sus archivos y bases de datos sean almacenados y administrados en razonables condiciones de seguridad y confidencialidad.

13. Son confidenciales los datos personales, excepto aquellos que tienen el carácter de públicos. La información clasificada como confidencial debe ser conocida y manejada exclusivamente por los funcionarios autorizados por TCL S.A. para ello.

14. Es responsabilidad de todos los colaboradores de TCL S.A. velar por la confidencialidad y seguridad de dicha información y velar porque los terceros que acceden a la misma (proveedores o contratistas) también se responsabilicen de ella.

El deber de reserva de los colaboradores frente a los datos personales a los que tengan acceso se extiende después de finalizada la actividad realizada por éste en relación con el tratamiento.

15. TCL S.A. informará a las autoridades competentes en los términos que señala la Ley las situaciones relevantes relativas a la administración de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de ella.

16. TCL S.A. conservará los archivos o bases de datos que contengan datos personales por el período que la normatividad vigente así se lo exija o lo permita y la vigencia de las bases de datos estará atada al ejercicio del objeto social de TCL S.A.

Sin perjuicio de lo anterior, el período mínimo de conservación de los datos personales del titular corresponderá al término de duración de su relación legal o contractual con ésta o a aquel que sea requerido para que TCL S.A. cumpla con sus obligaciones o aquel necesario para que se puedan ejercer los derechos por parte del titular del dato en el marco de la naturaleza de la relación que los vincula.

17. TCL S.A. velará porque se registren en los términos de la normatividad vigente, las bases de datos que contengan datos personales objeto de tratamiento por su parte.

18. TCL S.A. incorporará a sus procesos los mecanismos para que los titulares de datos personales que administra puedan conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, así como para revocar la autorización que para su utilización tales titulares han otorgado, siempre que tal revocación conforme al ordenamiento jurídico proceda, es decir, siempre que con la revocación de la autorización no se vulnere un deber legal o contractual.

Igualmente, los procedimientos previstos por TCL S.A. preverán la divulgación de la presente política y de sus modificaciones en forma adecuada y oportuna.

19. Los procedimientos se ajustarán de tal forma que las consultas o reclamos de los titulares sean atendidos en forma clara, sencilla y oportuna, y en todo caso, en un término que no podrá superar el previsto en la normatividad vigente. TCL S.A. velará por la suficiencia y claridad de las respuestas a tales consultas o reclamos.

Adicionalmente, en los procedimientos internos TCL S.A. adoptará medidas de seguridad con el fin de prevenir el uso, acceso o tratamiento no autorizado de los mismos, para lo cual se preverán niveles de acceso y circulación restringida de dicha información.

20. TCL S.A. no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se trate de información pública o que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas por ley o por el titular.

21. TCL S.A. suministrará, actualizará, ratificará o suprimirá los Datos Personales a solicitud del Titular para corregir información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada que induzca al error o aquella que haya sido tratada previa a la vigencia de la ley y que no tenga autorización o sea prohibida. 

22. Cuando le sea solicitada información, ya sea mediante una petición, consulta o reclamo por parte del Titular, sobre la manera como son utilizados sus Datos Personales, TCL S.A. deberá entregar dicha información. 

23. A solicitud del Titular y cuando no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de TCL S.A., los Datos Personales deberán ser eliminados. En caso de proceder una revocatoria de tipo parcial de la autorización para el Tratamiento de Datos Personales para algunas de las finalidades, TCL S.A. podrá seguir utilizando los datos para las demás finalidades respecto de las cuales no proceda dicha revocatoria. 

24. Las políticas establecidas por TCL S.A. respecto al tratamiento de Datos Personales podrán ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación se realizará con apego a la normatividad legal vigente, y las mismas entrarán en vigencia y tendrán efectos desde su publicación a través de los mecanismos dispuestos por TCL S.A. para que los titulares conozcan la política de tratamiento de la información y los cambios que se produzcan en ella. 

25. Cuando exista un Encargado del Tratamiento de Información de Datos Personales, TCL S.A. deberá garantizar que la información que le suministra sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Adicionalmente le comunicará de manera oportuna todas las novedades a que haya lugar para que la información siempre se mantenga actualizada. 

26. TCL S.A. Informará al Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, de existir uno, cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 

27. Cuando exista un Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, se exigirá que en todo momento, se respeten las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información del Titular establecidas por TCL S.A.

28. Es responsabilidad de la Administración la implementación de estas políticas.

 

SANCIONES: El incumplimiento de las políticas y procedimientos adoptados en materia de protección de datos personales por parte de los colaboradores de TCL S.A. se considera falta grave y como tal será sancionado de conformidad con lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo de TCL S.A., al margen de las sanciones que puedan darse por violación de normas de carácter penal o administrativo sancionatorio.

Las presentes políticas entran en vigencia a partir de los treinta (30) días del mes de julio del año 2013.

 

Actualizado 24/10/2016

 

 

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